こんにちは、ギブアンドサポート合同会社の吉田です。私はシステムエンジニア（アプリケーションエンジニア）⇒公務員⇒コンサルタントというキャリアを経験していることもあり、自治体における情報システムの見積書を精査するご支援も行っています。
自治体職員に「情報システム見積書の精査ノウハウ」が必要な理由
少し前、ニュースで「学校の先生がプールの水道の蛇口を閉め忘れ、数百万の損害賠償を求められた」という話題を目にすることがありました。公務員にとって非常にシビアなご時世です。
これを対岸の火事だと思ってはいけません。翻って、公務員である皆さんが日々扱っている「情報システムの調達」はどうでしょうか。
公共工事の請負契約であれば、細かい部材から丁寧に積算し、予定価格を算出し、また、厳格に工事検査を行います。しかし、情報システム構築や改修となると、なぜか詳細な内訳が不明瞭な「ゆるふわな見積書」のまま予定価格を設定したり、そのまま契約したりするケースが多いのではないでしょうか。
もし明日、住民の方から「他市と比べて、わが市の情報システム費用はなぜこんなに高いんだ！住民監査請求をする！」と突き上げられたとき、担当職員は、そしてそれを統括する情シス課（情報システム課やデジタル推進課など、情報システムの主管課を、「情シス課」という）は、胸を張って見積の根拠を説明できるでしょうか。
今回は、自治体が直面している厳しい現実と、ブラックボックス化しがちな情報システム見積書の具体的な精査テクニック、そして個人の頑張りに依存しない「組織としての仕組み・体制づくり」について、私の考えをお話しします。
■はじめに：「その見積、説明できますか？」
「情報システムの見積はよくわからない。国費も100%つくし、このまま予算要求してしまおう」。
そんな場面に心当たりはないでしょうか。
消耗品なら100円、1,000円の削減にも相見積を取って決裁を上げるのに、数千万円になることもある情報システム関連費用は、ベンダーの見積をほぼそのまま予算化・契約してしまう…これは多くの自治体に共通する課題です。
本記事では、私が自治体向けに実施している見積精査研修の内容をもとに、なぜ見積精査が必要なのか、見積依頼と交渉のポイントまでをまとめて解説します。ITの専門知識がない職員でも、「自ら納得して予算化・契約する」状態を目指す研修です
第1章：なぜ今、情報システムの見積精査が必要なのか
▼「少しでも安くしたい」だけではない
見積精査というと費用削減が目的と思われがちですが、それ以上に大事なのが「対外的に説明できるようにすること」、そして「職員自身の身を守ること」です。「費用の精査はできているか？」と聞かれて、自信をもって答えられる職員はどれほどいるでしょうか。
▼プールの水の止め忘れで職員が弁償する時代
学校のプールで給水栓を閉め忘れ、担当教員や管理職が損害の一部または全額を弁償する事例が全国で相次いでいます。千葉市（2015年）では約438万円の損害を校長・教頭・担当教諭の3人が自費で弁済、横須賀市（2021年）では約348万円の損失のうち半額を3人に請求、川崎市（2023年）でも約95万円の弁償が求められました。過失、特に重過失が明確であれば職員が賠償責任を負うケースがある、という厳しい現実があります。
▼工事では当たり前の「根拠確認」が、システムでは抜け落ちている
公共工事では、積算基準に基づいて資材費・労務費を積み上げ、予定価格を設定し、内訳明細書を求め、完了検査で写真や書類と現地を照合してから支払います。一方、情報システムの構築・改修ではどうでしょうか。
・「一式」見積が通り、人月単価や工数の根拠が示されないまま金額が決まる
・明確な積算基準がなく、ベンダー見積をほぼそのまま予定価格にする
・設計書や進捗の中身まで確認しないまま工程が進む
・テスト結果や納品物の実体を確かめず、形式的な完了検査で検収・支払をする
同じ公金で発注するものでありながら、「内訳の根拠確認」と「成果物の実体検査」が抜け落ちがちなのです。
▼住民監査請求・会計検査に耐えられるか
デジタル庁の発足以降、システム標準化・ガバメントクラウド対応に多額の国費が投入され、その使われ方への説明責任は従来以上に重くなっています。
もし住民から「わが市のシステムは適正価格なのか」と住民監査請求を起こされたら、工事と同じ水準で「なぜこの価格か」「成果物は適正か」を書類で説明できるでしょうか。
会計検査院は、JR四国の情報システム保守等業務契約について、実工数を把握して見積工数の妥当性を検証し、その結果を基準価格に反映させるよう改善させています。
実態の工数を確かめずに見積をそのまま価格にしていた点が問題とされたわけです。
国費が投入されている自治体のシステム調達も、この構造と無縁ではありません。
不正や重大な過失がなければ職員個人の負担になる可能性は低いと考えられますが、負担の有無以前に「説明できない調達をしていた」という事実そのものが問われます。
第2章：情報システム関連費用はなぜ上がり続けるのか
▼費用は中長期的に右肩上がり
多くの自治体はマイナンバー対応、システム標準化・ガバメントクラウド対応により情報システム関連費用は上昇傾向にあります。
▼職員は減り、業務は増える
地方公共団体の多くは、人口減少・税収減・インフラ老朽化・デジタル化の遅れという負のスパイラルに直面しています。法律の数は平成の30年間で約1.8倍に増え、子ども・子育て、感染症対策、給付金、防災、システム標準化など業務の幅は広がる一方です。その一方で地方公務員の総数は長期的に減少しています。
これまで自治体は、会計年度任用職員の登用、業務委託、そしてパソコン・メール・ファイルサーバー・生成AIなどデジタルの活用で業務量増加に対応してきました。今後さらにDXを推進するには、情報システム関連費用の上昇を見込みつつ、どう適正化するかが重要になります。
▼1%削減で数十万円の効果
情報システム関連費用は数千万円になることも珍しくありません。1時間交渉して1%削減するだけで、数十万円の財政効果が生まれることもあります。消耗品の節約に一汗かくのと同じ真剣さで、システム費用にも向き合うべきです。
第3章：情報システムの予算化プロセスと役割分担
例えばですが、弊社の研修では、予算化までの流れを次の3段階で整理しています。
1.原課による見積徴収（業務所管課）…ベンダーから入手した見積書を費用精査シートに基づいて精査し、必要に応じて内容確認や交渉を行い、妥当性のある金額を算出する。情シス課が支援する。
2.情報システム部門のチェック（情シス課）…原課がチェックした内容を踏まえてダブルチェックを行う。仕様書・見積書の両面から確認する。
3.予算化（業務所管課・財政課）…予算要求資料と見積書、費用精査シートをもとに予算要求を行う。
ポイントは、すでに予算化が完了している事業であっても、契約前に要件と費用を精査することです。
第4章：ベンダーへの見積依頼の3つのポイント
▼「とりあえず見積を」がバッファを生む
「急いでいるので、とりあえず見積を出してください！」
この一言が費用を押し上げる原因の一つです。要件が曖昧なまま依頼されたベンダーは、後から開発費用を削られないよう、また国の方針が未確定なリスクに備えて、費用を上乗せしておこうと考えます。ベンダーが不誠実なのではなく、依頼側のコミュニケーション不足が不本意なコスト膨張を生んでいるのです。
▼ポイント1：目的や背景を伝える
「現行システムのサービスが終了するため更新したい」「インターネットメールとLGWANメールの両方を見たい」「スマホでスケジュールを確認したい」「まずは来年度予算のために概算を知りたい」といった目的・背景を伝えることで、ベンダーは必要な構成や要員、経費の妥当性を確認でき、精度の高い見積につながります。
▼ポイント2：未確定な要件も工夫して伝える
・セキュリティ環境、ネットワーク環境、既存システムへの影響など、現時点でわかっていることを伝える
・詳細が未確定な要件は、未確定である旨・その理由・いつ詳細化できるかを伝える
・未確定な部分は複数の対応案を示し、それぞれの見積を依頼する（2〜3パターンまでが目安）
・期間や端末数などの前提条件・制約条件を詳細に伝える
何を伝えればよいかわからない場合は、「見積をするために他に必要な情報はありますか？」とベンダーに確認するのも有効です。
▼ポイント3：直接コミュニケーションの場を設ける
メールだけで済ませず、打ち合わせの場で「疑問点はありませんか？」と確認しましょう。「対象職員数＝端末数で20台程度」と伝えるだけで、ベンダーは「セットアップや立会いは1人で対応できる」と判断できます。細やかでスピード感のある認識合わせが、見積の精度を大きく左右します。
第5章：いざ実践！見積書にメスを入れる3つのポイント
ベンダーから見積書が提示されたら、いよいよ精査です。ここで大事なのは、情報システムの知見がない職員でも「自ら納得して予算化・契約する」というマインドセットを持つことです 。
私が自治体向けの情報システム見積精査研修で配布している「簡易見積書チェックシート」の中から、明日から具体的な精査ポイントを3つご紹介します。
① 内訳が不明瞭な見積を解体し、過剰な数量マジックを見破る
詳細な内訳が書かれていないどんぶり勘定の見積は基本認めず、打ち合わせ・設計・開発・テスト・移行といった工程ごとに積算（単価・人工）を明記させます。 その際、機能や画面、帳票などの本数が明記されているか確認してください。
- よくある事例： 同じような帳票について同じ修正を10か所する場合、ただ単に工数を「×10」で積算しているケースがあります。1本開発・テストをすれば効率よくその他帳票も開発が進むこともあります。
- 対策： 一つ修正すればあとは横展開で済む作業に、単純な掛け算で積算するのは少し待ったをかけてください。何をどれだけの工数をかけて改修するのか、定量的に確認しましょう。
② 「やっていない作業」の架空請求を削ぎ落とす
見積書の内容と、実際の作業実態が伴っているかを確認します 。
- 事例1： 打ち合わせ費用を積算しているのに、実際は打ち合わせをしない、もしくは見積書の時間に全く満たない。
- 事例2： パッケージ適用の微小な改修なのに、プロジェクト管理や課題管理に過大な工数が積まれている。
- 事例3： 現地立会費用を積算しているのに、リモート対応で現地に来ない（実は不要だった）。
こうした「あるある」な過大積算がないか、臆せずベンダーに確認し、確認するようにしましょう。
③ SE/PG単価に注意する
各工程の人工（人日・人月）と単価が明記されているか確認します。
- よくある事例： 実際は下請け企業（時には孫請け）のプログラマー（PG）が対応するのに、元請けのシステムエンジニア（SE）の高い単価で積算しているパターンです。
- 対策： 一般財団法人経済調査会が発行する「積算資料」のソフトウェア部門（土木・建築部門が冊子を持っているはず）や、防衛装備庁が公開している「実例技術者料金（通知）」の企業規模ごとの単価相場と比較し、妥当性を判断します。
※SE単価は年々上昇傾向にあるため最新の動向に注意が必要です。ちなみに吉田は複数自治体の見積書をチェックする仕事柄、ベンダーの人口レンジ別のSE単価を概ね把握できていますので、高い・安いの判断ができます。 - 令和7年度に契約する情報システムの価格計算に適用する実例技術者料金及び協議の様式について（通知）
http://www.clearing.mod.go.jp/kunrei_data/j_fd/2024/jz20250331_06251_000.pdf
第6章：見積書を受け取った後のベンダー交渉7つのポイント
1．業務（改修）内容やシステム構成は事前に勉強しておく
2．わからないことは必ず聞き、コミュニケーションをしっかりとる
3．基本的には「多めに見積もられている」前提で厳しくチェックする
4．ベンダーの担当者も人間。誠意をもって対応する
5．タイムアップまで粘り強く交渉する。そのために精査の着手はできるだけ早く
6．国費100%でも原資は国民の税金であることを頭に入れて臨む
7．閑散期に対応してもらうことで値引きが期待できる場合がある
▼ベンダーロックイン下での交渉と法令の注意点
工数や単価を過度にたたくと、独占禁止法の「優越的地位の濫用」や、中小受託取引適正化法（旧：下請法）の「買いたたき」に抵触するおそれがあります。特に、受託事業者から価格協議の求めがあったのに応じない、必要な説明をしないまま一方的に代金を決めることは新たに禁止されている点に注意が必要です。
一方で、受注者が優位なロックイン状態において、実態と適正な労務費に基づき協議ベースで価格を適正化することは、買いたたきにも優越的地位の濫用にも当たらないと私は考えています。むしろ発注者として果たすべき責務です。
注意！ ベンダーの方に激詰め・鬼詰めをされる職員さん
ただし、ここで絶対に忘れてはいけないルールがあります。ベンダーの担当者も人間です。誠意をもって対応しましょう。
まれに、ベンダーの方に激詰め・鬼詰めをされる職員さんがいますがハラスメントになりますので絶対にやめましょう。ベンダーを激しく詰めるような対応はハラスメントになりかねません。単価そのものの引き下げが難しい場合は、「担当者の職位を下げても対応可能か」など現実的な落としどころを探りましょう。
ベンダー側も社内で単価の決まりがあることが多く、ただ「単価を安くして」と要求しても難しいケースがほとんどです。頭ごなしに交渉するのではなく、以下のような現実的な落としどころを探る姿勢が大切です。
- 担当の職位を下げても対応可能か？
- 閑散期に対応してもらうことで値引きは期待できないか？
タイムアップまで粘り強く交渉するためにも、精査の着手はできるだけ早く行いましょう。見積精査は、ベンダーを敵視して買い叩くことではなく、健全で対等なパートナーシップを築くためのプロセスでもあります。
第7章：弊社の場合、「費用精査シート」をご提供
弊社の研修では、弊社が作成した、原課の職員が調達準備段階から使えるセルフチェックツール「費用精査シート」（Excel）の使い方を解説しています。予算要求の準備を経て完成したものを情シス課へ提出し、財政課ヒアリングでも活用する流れをおすすめしています。
内容は次のような構成です。
| 構成 | 確認事項 |
| 見積書の全体 | ・見積名・年度・宛名、有効期限に誤りがないか ・仕様書との過不足がないか。「この見積ですべて対応できますね？」と確認をとる ・「一式」「大項目」だけの金額になっていないか。打ち合わせ・設計・開発・テスト・移行など工程ごとの工数×単価が見えるまで精査を始めない ・システム開発費にパッケージ料やハード代、ライセンス料が混ざっていないか ・「諸経費」「雑費」の一式計上にPM費や打ち合わせ費が隠れていないか |
| プロジェクト管理費（PM費） | 全体工数の概ね10%が目安（目安であって全案件一律ではありません。） |
| 単価 | ・定型作業なのに上級SEやPMの高単価で積算されていないか ・「円/時間」「円/人日」 |
第8章：個人の頑張りから脱却する「組織的な仕組み・体制づくり」
ここまで実践的な精査ノウハウの一部をお伝えしましたが、これを「一部の担当者の頑張り」で終わらせてはいけません。自治体において最も重要なのは、異動があってもノウハウが引き継がれ、適正な調達が当たり前になる「組織としての仕組みと体制」を整えることです 。
自治体の現場では、しばしば「原課」と「情シス」の責任の押し付け合いという深いジレンマが存在します 。 原課からすれば「システムの専門的なことはわからないから、情シスで確認してよ」となります 。一方、情シスからすれば「実際に業務で使うのは原課なんだから、原課が責任をもって見積を精査すべきだろう」というのが本音でしょう。
しかし、組織全体最適の観点からすれば、ITの知見がある情シス部門がしっかりとガバナンスを効かせ、システム見積を一元チェックすべきというのが私の考えです。とはいえ、情シスには全庁の見積を一つひとつ精査する圧倒的なマンパワーと時間がありません。
だからこそ、情シスがすべてを抱え込むのではなく、「原課を巻き込んだ体制化」が必要と考えます。
組織として機能させる「3段階の予算化プロセス」
情報システムの予算化において、私は以下のような役割分担の仕組みづくりを提唱しています。
- 原課による一次チェック（当事者意識の醸成）
ベンダーから見積を入手した業務所管課（原課）が、自ら「見積書チェックシート」に基づいて内容を精査し、妥当性のある金額を算出します。詳細が不明瞭な見積は突き返し、内訳を出させることを義務付けます。不明点があれば情シス課に確認を行います。ベンダーと打ち合わせする際は情シス課に同席してもらうなどフォローしてもらいます。 - 情シスによるダブルチェック（組織の関所）
原課がチェックした内容を踏まえ、情シス課がシステムの専門的知見からダブルチェックを行います。ここで単価の妥当性や自治体内の他案件との乖離がないかを見極め、組織としての関所（ゲートキーパー）の役割を果たします。また、「これは余計な仕様ではないのか？」といった仕様面での精査も重要になります。原課からの相談ベースではなく、予算化対象となる案件（新規・継続に関わらず）はすべて情シス課でのチェックを行うべきです。 - 財政部門への予算要求
精査が完了した上で、財政部門へ予算要求を行います。すでに予算化が完了している事業であっても、契約前に必ず要件と費用を再度精査するフローを徹底します。
「意地悪なベンダー役」で体制を強固にするロールプレイング
とはいえ、ITの知見がない原課の職員に「精査しろ」と言っても無理があります。そこで私が自治体向けの研修で行っているのが、実践的なロールプレイング演習です。
講師である私や情シスの職員様が「架空のベンダー役」になり、ツッコミどころ満載の見積書を参加職員に提示します 。
- 事例1： 法改正対応で詳細不明のまま「1,000万円」とだけ書かれた見積書。
- 事例2： パッケージ適用（2名で1日対応）に過剰な費用が計上され、さらにパソコン1台40万円、マウス1個1万円という異常な機器代が含まれた見積書。
- 事例3： パッケージ料（500万円）に対して、プロジェクト管理費や課題管理費が過剰に積まれている見積書。
参加する職員には、これらの見積書のどこがおかしいかを考え、実際に声に出して指摘してもらいます。ベンダー役からの切り返しを疑似体験することで、原課職員の「調達マインド」を向上させます。交渉力は、結局のところ「場数」でしか養えません。
第9章：専門的な内容は外部専門家を活用するのも一つ
原課の意識を変え、情シスがダブルチェックを行う体制が理想ですが、システムのコアな部分の精査や大規模案件のチェックは、内部のリソースだけでは限界があるのも事実です 。
だからこそ、すべてを庁内だけで完結させようとせず、私たちのような外部の専門人材を「情シスの右腕」として活用するのも一つです。
削減効果だけでなく、第三者の協力も得て「きちんと精査した」ということが重要です。
情報システム費用は高額になりがちで、数千万円になることも珍しくありません 。たった1時間交渉し、1%削減するだけで、数十万円の効果が生まれることもあります。100円、1000円の消耗品費の削減に汗を流すのと同じように、システムの数万円、数十万円の削減にも真剣に向き合うべきです。
組織としてのガバナンスをどう構築し、議会や住民に胸を張れる適正なシステム調達を実現するか。お悩みの自治体ご担当者様はご相談ください 。
