今回は、弊社の業務改善研修（マインド編）をご紹介します。ツールの使い方ではなく「仕事を快適にしよう」と思える気持ちを育てる研修です。職員が減り、業務が増え続ける自治体では、まずこのマインドがなければ改善は始まりません。
この記事では、自治体職員向けに実施している「業務快適化マインド醸成研修」の内容をもとに、次のことを紹介します。
- 業務改革・BPR・DXの違いと関係
- なぜ今、自治体で業務の見直しが必要なのか
- 0円・その日からできる業務改善の事例
- 業務改善を「続ける」ための4つのコツと、研修で行うワークショップの進め方
「忙しすぎて業務改善なんてやる余裕がない」と感じている方や、職員研修のテーマを探している人事・行革担当の方にも読んでいただきたい内容です。マインド編の次のステップとなる「BPRワークショップ（基礎・実践）」も、記事の後半で紹介します。
業務改善研修の目的：「ちょっと考えてみるか」と思えること
この研修のゴールは、知識を覚えることではありません。“業務を快適にすること”を理解し、受講者が「ちょっと考えてみるか～」と少しでも思えるようになることです。参加者のうち1人か2人が「やってみよう」と思えば成功、という位置づけです。
業務改革・BPR・DXの関係を整理する
「デジタル化とDXは何が違うの？」「業務改革との関係は？」というモヤモヤを、研修では最初に整理します。
業務改革が目的、BPRが手段、アナログとデジタルの工夫が方法。DXは「デジタル化で業務改革を実現すること」です。
- 目的＝業務改革：住民を幸せにし、職員も幸せにすること
- 手段＝BPR：業務そのものや手順の見直し
- 方法①アナログの工夫：会議の進め方、書類の整理、業務分担や手順の見直しなど
- 方法②デジタルの工夫：システム導入、ペーパーレス、オンライン会議など
DX（Digital Transformation）の本体は「D（デジタル）」ではなく「X（変革）」です。AIやRPAなどの道具が目的化すると、現場は疲れてしまいます。道具に振り回されず「何のためにやるのか」を見失わないことが、マインド編で最も伝えたい心構えです。
マインド編ではBPRの「考え方」までを扱います。BPRの具体的な進め方は、研修シリーズの「BPRワークショップ（基礎・実践）」で、演習を通じて身につけられます。
ゴールは「住民も職員も幸せにする」
住民サービスの向上を突き詰めると「住民の生活を豊かにすること」、業務の効率化を突き詰めると「職員の働き方を豊かにすること」です。職員自身の幸せも、ゴールの半分です。
効率化で少しでも時間が生まれると、仕事に「余白」ができます。余白の使い道は、現状業務の見直し、新しい住民サービスの検討、自己研鑽、育児・介護、リフレッシュなど人それぞれで構いません。余白が職員の幸せにつながり、それが次の見直しの元気になる。この循環が回ると、変革が一度きりで終わらない組織になります。
なぜ今、自治体で業務の見直しが必要なのか
職員は減り、仕事は増える。この「はさみうち」が、業務改善を先送りできない理由です。
地方公共団体の総職員数は右肩下がり
地方公共団体の総職員数は、ピークの平成6年から約47万人（14％）減りました。ここ数年はわずかに増えていますが、会計年度任用職員制度の開始や定年の段階的引き上げの影響もあり、現場が楽になったとは言いにくい状況です。
法律の数は30年で約1.8倍に
給付金、子ども・子育て、感染症対策、システム標準化、防災、インフラ更新。新しい行政課題が増えるたびに、自治体の業務は積み上がってきました。
これまでの対策と、これからの未来
これまで自治体は、非正規職員の活用、業務委託への切替、パソコンやメール・チャットなどデジタルの活用で業務量の増加に対応してきました。つまり、もともと「道具で仕事を楽にしてきた」という歴史があります。
しかし10年後、20年後を考えると、住民ニーズの多様化で業務は増え、人口減少で職員数は減ります。1人当たりの仕事の幅と量はさらに増え、メンタル不調による休職が増える悪循環も懸念されます。
体力のある今のうちに、仕事のやり方を少しずつ変えておく必要があります。
業務改善は「面倒だな」から始めていい！ 元市職員の実践例
「忙しすぎて業務改革なんてやる余裕がない」。これは多くの職員の本音です。研修では「頑張れ」ではなく、「頑張らないで済むようにする」ための考え方を伝えます。
講師の武嶋淳志（ギブアンドサポート合同会社）は、元市役所職員です。動物担当をしていた頃、「また電話で同じことを聞かれた」「残業してまで申請情報を入力するのか」「今日も金庫の現金が合わない」と、毎日のように感じていました。立派な問題意識でなくてよく、この「面倒だな」が出発点です。
「なぜ？」を一回はさむだけで、やることが見える
「解決したいこと」→「なぜ起きているのか」→「解決策」の3列で整理する
| 解決したいこと | なぜ起きているのか | 解決策 |
|---|---|---|
| 電話で同じことを聞かれたくない | 知りたい情報がホームページにない | ホームページの情報を整理 |
| 現金の扱いが面倒 | 紙・対面・現金で受け付けている | 電子申請とオンライン決済を導入 |
| 転記作業で残業したくない | 手入力しか方法がない | AIやノーコードツールなどなどでデータ取り込み方法を見直し |
| 住民が動物病院と役所の両方に行く手間 | 申請書に真に必要でない項目がある | 申請書の様式を見直す |
やってみた①：ホームページの情報を的確に → 電話が減った
※画面はイメージ
「犬が死んだときは？」「引越ししたら手続きは？」「注射済票を失くしたら？」。毎日の電話で聞かれる質問の答えを、先回りしてホームページに載せました。費用はゼロ。同じ説明を繰り返す電話が目に見えて減り、住民も24時間いつでも調べられるようになりました。
やってみた②：申請書の様式を見直し → 書く欄が半分に。
申請書のすべての欄に「この欄、本当に要る？」と問いかけました。住所や犬種、毛色は登録番号があれば市側で確認できます。獣医師の情報は証明書の添付で足ります。結果、住民の記入時間も職員の入力・確認時間も半分以下になり、「書き方が分からない」という問い合わせも減りました。様式は“慣習”でできているので、疑えば必ず減らせます。
「大きい解決」を待つ間に「小さい解決」を何度も
ホームページと様式の見直しは、0円・自分の判断でその日から動けました。
一方、電子申請の導入とシステム更改は、予算・契約・全庁調整が必要で、実現まで数年かかりました。
大きい解決を進めながらも、すぐできる小さい解決から始める。これが研修で最も伝えたいことのひとつです。
0円・その日からできる自治体の業務改善事例
全国の役所にも「やってみた」がたくさんあります。研修で紹介している事例の多くは、予算も決裁も要りません。
事例１：散らかったカウンター → ファイル整理で「探さない」
パンフレットが平積みで、どこに何があるか置いた本人にしか分からない状態から、種類別にクリアファイルへ入れ、表紙に中身を書いて立てて並べただけで、「探す時間」と「聞かれる時間」がなくなります。
事例２：置きっぱなしのFAX → 捨てる・やめる
3年以上、使われていないFAXが、カウンターの一等地を占領していたので、「これ、要る？」の一言で処分し、空いた場所は案内スペースに。足すだけでなく、捨てる・やめるも立派な業務改善です。
事例３：紙のアンケート集計 → Googleフォームで集計ゼロ
配って、回収して、数えて、転記する。この作業をGoogleフォーム1本に置き換えます。回答はURLから1分、結果は自動でグラフになり、締切日は「見るだけ」。集計という仕事そのものがなくなります。
事例４：Excel添付の往復 → 1枚の共有シートに直接入力
各課へExcelを添付メールで配り、返信を1件ずつ転記し、催促し、版がバラバラになる。この取りまとめを共有スプレッドシート1枚でやめました。入力はその場で全員に見え、転記・催促・版管理が消えます。いちばん楽になるのは取りまとめ役です。
事例５：毎月3時間の手集計 → ピボットテーブルで10分
毎月届く60行の報告を、課ごとに電卓で集計していた作業です。Excelの「挿入」→「ピボットテーブル」で、ドラッグだけで課別集計ができ、3時間が10分になりました。Googleスプレッドシートでも同じ操作でできます。
事例６：長引く会議 → アジェンダ1枚を前日に送る
論点と「今日決めること」を前日までにメールで共有し、当日は決めることに集中、議事録はその場で書いて配布します。会議時間は2時間から1時間に。参加者全員の1時間が返ってくる、最も大きなコスト削減です。
他にもある「0円改善方法」
- 議員あて書類はBOXに入れるだけにする：手渡し待ちと預かり管理の手間がなくなった
- 印刷はプリンタ前で認証してからにする：放置プリント・取り違え・無駄刷りがゼロに
- 公告文の押印をやめた：5部押印を原本のみにし、掲示が翌日から当日に
- 給湯室の冷蔵庫クリーン：ルールを決めてみんなで処分
- 「手伝って」を言いやすくするシェアボックス：余裕がない人は処理期限別のカゴに依頼票を入れるだけ。気づいた人が処理し、残業の偏りがならされた
- 会議資料の人数分印刷をやめる：プロジェクター投影に変え、3か月で紙3,000枚がゼロに（出典：今治市「ひとり1改革運動事例集」令和元年度）
「自治体名＋カイゼン」で検索すると、さらに多くの事例が見つかります。役所の世界は、マネが大歓迎です。
業務改善を続けるための4つのコツ
ここまでの事例に共通する始め方は、次の4つだけです。どれも予算も決裁も要りません。
- 小さく始める：「全部変える」ではなく「1つだけ試す」。失敗しても被害は小さい
- 「自分が楽になる」から始める：大義名分は後でいい。自分の「面倒」を片付けることが、続けるエネルギーになる
- 道具にこだわらない：デジタルでもアナログでもいい。「業務が快適になるか」だけが判断基準
- 仲間を巻き込む：「これ毎回大変じゃない？」の一言から。同じ「困った」を持つ人は必ずいる
明日からできる「最初の一歩」
研修の前半は、次の6つから「どれか1つだけ」選んでもらって締めくくります。
- 机の上の「3か月さわっていない紙」を1枚捨てる
- 自分の課の申請書に「本当は要らない欄」がないか探す
- 明日の会議に、論点メモを1枚だけ送る
- 毎月の集計表で、ピボットテーブルを一度試す
- 次のアンケートや庁内照会を、Googleフォームで作る
- 隣の席に「これ、毎回大変じゃない？」と聞いてみる
研修後半：「自分たちが変わるために必要なこと」ワークショップ
後半は、受講者が主役のワークショップを行っています。前半のミニワーク（隣の人と「あなたの仕事の“面倒だな”は何？」を30秒ずつ話す）で見つけた面倒を材料に、3つのテーマで考えます。
| NO | 問い | 考え方の例 |
|---|---|---|
| 1 | 自分たちの組織の課題は何か | 「○○なのがおかしい」「○○がない」「そもそも○○」 |
| 2 | なぜその課題は生まれたのか | 「○○なのは××だから」→ さらに「なぜ××なのか」ともう一段掘る |
| 3 | では、自分は何をしなければならないのか | 自分にできること、組織に必要な仕組み、幹部職・一般職へのお願い |
安心して本音を話せるよう、「相手を否定しない」「全員が同じくらい話す」「役職に関係なく尊重する」「この場の話は口外しない」というルールを最初に共有します。テーマ3で出た意見は、その自治体の業務快適化の「最初の一歩リスト」になります。
次のステップ：BPRワークショップ（基礎・実践）
業務改善研修は、マインド編から始まるシリーズです。マインド編で「やってみよう」と思えた職員が、次にBPR（業務の見直し）を自分の手で検討できるよう、2つのワークショップを用意しています。
| 研修 | 内容 | 題材 |
|---|---|---|
| 業務改善研修 （マインド編） | 業務快適化の考え方、全国の事例、組織課題を考えるワークショップ | 受講者自身の「面倒だな」 |
| BPRワークショップ （基礎） | BPRの座学の後、BPRの検討演習を実施 | 当社が用意する、地方公共団体の一般的な業務 |
| BPRワークショップ （実践） | 実践的なフレームワークに基づき、実際の業務のBPRを検討 | 受講者が持ち寄る実際の業務（1ワークショップ最大2業務） |
BPRワークショップ（基礎）
BPRに関する座学を受講した後、当社が用意する題材（地方公共団体における一般的な業務）をもとに、BPRの検討演習を行います。所要時間は3時間程度、受講人数は1ワークショップあたり30名程度です。BPRの手順を、自分の業務に入る前に一度体験しておきたい方に向いています。
BPRワークショップ（実践）
実際の業務を持ち寄り、実践的なフレームワークに基づいてBPRを検討します。検討には当社アドバイザーが同席し、専門的な知見から助言します。対象は1ワークショップあたり最大2業務、受講人数は1業務あたり最大5名です。少人数で深く議論するため、ワークショップ終了時点で、実際の業務の見直し案を持ち帰れることが特長です。
小さな一歩を踏み出す仲間を増やせる研修です
業務快適化とは、デジタルもアナログも使って業務を変えていくことです。特に大事なのはX（変わる）というマインドです。
住民を幸せにするのは自治体の責務です。それだけでなく、職員自身も幸せになるために変わる、という思いが必要です。40代以上の職員は10〜30代が将来働きやすい組織のために、10〜30代の職員はこれから入庁する後輩のために、今この瞬間から小さな一歩を踏み出してください。
新しいことには、とまどいや反発がつきものです。頭ごなしに否定せず、まず「やってみる」仲間を一人ずつ増やしていくこと。それが業務改善研修（マインド編）の伝えたいメッセージです。
マインド編で生まれた「やってみよう」を一過性で終わらせないために、BPRワークショップ（基礎・実践）で実際の業務の見直しへと進めることができます。研修シリーズの導入をご検討の際は、お気軽にご相談ください。
